2026年10月30日（金）、株式会社Safrieは、福岡市・天神でAI活用セミナーを開催しました。経営者・管理職・業務改善の担当者に向けて、AIエージェントや現場業務の仕組み化をテーマに企画したセミナーです。ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました。
AIを業務に取り入れるうえでは、ツールの機能を知ることに加えて、自社の仕事の流れにどう組み込むかを考えることが大切です。本記事では、今回のセミナーのテーマに沿って、考え方を紹介します。中小企業がAI活用と業務効率化を進めるための点を説明します。
中小企業のAI活用は日々の業務を整理することから
AI導入を考える際、最初に整理したいのは、日々の業務のどこに手間がかかっているかです。例えば、現場と事務所の間に、次のような作業はないでしょうか。
・手書きの記録を、事務所でExcelに入力し直している
・現場写真を探し、報告書に1枚ずつ貼り付けている
・LINEや電話で届いた連絡を、別の管理表に転記している
・担当者に聞かないと、案件の進捗が分からない
・日報を提出しているものの、振り返りや改善に使えていない
こうした業務を一つずつ見ていくと、文章の要約にAIが適している場面もあれば、入力フォームやデータの連携を整えることで改善できる場面もあります。
まずは、誰が、どの情報を、どこに入力し、その後に誰が使うのかを整理する。そのうえで手段を選ぶことで、自社の課題に合った改善につながります。
AIエージェントと業務システムをどう活用するか
AIエージェントを業務で使うために必要なこと
AIエージェントは、与えられた目的に応じて情報を確認し、利用できるツールを使いながら、複数の作業を進めるAIの仕組みです。
例えば、現場から届いた作業メモを整理し、不足している情報を確認して、日報の下書きを作る。さらに、担当者の確認を経て、案件の記録に反映する。このように、個々の作業をつなぐ使い方が考えられます。
実際に任せられる範囲は、連携するシステムや扱うデータ、操作の権限によって変わります。登録・送信などの処理をどこまで任せるか、人が確認する工程をどこに設けるかも、あわせて設計する必要があります。
会社全体で使い続けられる運用を考える
ChatGPTなどを使って、文章作成や情報整理を効率化することは、身近な一歩です。さらに会社全体で活用するには、顧客・案件・担当者などの情報を共有し、担当が変わっても仕事が進む仕組みを考えることが重要になります。
既存のサービスで対応できる範囲と、自社の業務に合わせたシステムが必要な範囲を整理することで、導入するものも明確になります。
データを蓄積し小さな業務から改善を始める
業務の仕組み化には、入力や転記の手間を見直すことに加えて、日々の記録を会社で活用できる形に整える意味があります。
写真、作業内容、担当者、対応日時などが案件ごとに記録されれば、過去の対応を確認したり、引き継ぎに使ったりしやすくなります。必要な項目をそろえて蓄積することで、将来の集計や分析、AIによる情報整理にもつなげやすくなります。
ただし、記録を増やすだけでは活用につながりません。「何を判断するために、どの情報を残すのか」を決め、入力する人の負担も考える必要があります。
最初に取り組む業務は、次の観点で選んでみてください。
繰り返し発生しているか。毎日・毎週行っている作業は、改善の効果を確認しやすい候補です。
入力する情報と完成形が明確か。写真から報告書を作るなど、作業の始まりと終わりを説明できると、仕組みを設計しやすくなります。
改善前後を比べられるか。作業時間、転記の回数、確認の手間など、変化を確かめる項目を決めておきます。
まずは一つの業務で運用を試し、現場の使い勝手を確認する。そこから必要な範囲へ広げていくことで、導入後の改善も進めやすくなります。
福岡でAI活用や業務の仕組み化を検討している企業さまへ
株式会社Safrieは「次世代ユニット型AI開発」を通じて、企業ごとの業務に合わせたオリジナルシステムの開発を支援しています。
顧客管理、予約管理、日報、報告書作成など、必要な機能を組み合わせ、現場の運用に合った仕組みを構築します。業務の整理から設計・開発、導入後の保守・改善まで、技術面を支えます。
ご相談の段階で、必要な機能や詳しい仕様が決まっている必要はありません。普段の業務の流れや、負担に感じている作業をお聞かせください。
福岡でAI活用や業務効率化を検討されている企業さまは、Safrieへご相談ください。